Habilitar un canal de denuncias es una nueva obligación para las empresas de 50 empleados o más. Este canal debe gestionar cualquier denuncia sobre hechos ilícitos y fuera de las normativas oficiales cometidas en el entorno de la empresa. Veamos qué es y cómo se debe implementar en tu empresa.
Hasta ahora, la lucha contra la corrupción, los ilícitos laborales y malas prácticas administrativas se aplicaba exclusivamente al ámbito público. Sin embargo, a partir de febrero del 2023, las empresas de más de 50 empleados deben colaborar de forma activa en esta cruzada. Con la publicación en el BOE de la Ley 2/23, las empresas deben facilitar la protección a los denunciantes de hechos irregulares.
Uno de los elementos más discutidos dentro de la redacción de la ley es la apertura de un canal interno de denuncias independiente y autogestionado. Este medio debe encauzar cualquier irregularidad que contravenga las leyes y tramitar las denuncias con las autoridades competentes.
Esta disposición pretende dar mayor agilidad a la alerta sobre hechos punibles e ilegales desde el interior de las empresas. Cualquier relacionado con la empresa puede ejercer su derecho a la denuncia sin que esta pueda intervenir de manera directa. Es decir, la propia empresa deberá canalizar denuncias de empleados, directivos, proveedores y clientes sin ejercer intimidación o coerción contra los denunciantes.
Asimismo, la ley establece diferentes vías de gestión de este canal de denuncias y abre tres modalidades a aplicar. Las empresas pueden automatizar el canal con softwares informáticos, tercerizar o autogestionar los medios de comunicación. Si la plantilla de tu empresa es mayor a 50 personas, debes implementar este canal antes del 31 de diciembre. Aquí te contaremos cómo hacerlo de forma práctica y versátil.
¿Por qué las empresas deben contar con un canal de denuncias?
Existen diferentes principios legales universales que establecen la obligación ciudadana de denunciar hechos ilícitos. Como ciudadanos, según la Ley de Enjuiciamiento Criminal, tenemos el deber de reportar cualquier omisión o acto contrario a la ley. El mismo principio que actúa si somos testigos de un delito en la vía pública se corresponde en el ámbito privado.
Dicho esto, la ley establece que nadie puede ejercer acciones coercitivas o intimidatorias que inhiban a un ciudadano de denunciar un hecho punible. Desde esta óptica legal, la ley de protección al denunciante establece que las empresas deben denunciar cualquier ilegalidad cometida desde el interior de sus operaciones.
Por ende, la empresa no sólo debe permitir la denuncia de ilegalidades, sino que debe facilitar este derecho de manera independiente. Es por ello que se establece la obligación de implementar un canal de denuncias gestionado por la empresa.
La ley tiene el propósito de evitar cualquier tipo de presión que cohíba a un empleado o colaborador a reportar una irregularidad. Asimismo, la ley establece el término informante y crea vías de comunicación para que estos informantes puedan ejercer sus derechos y deberes cívicos. La empresa debe proteger la identidad del informante y garantizar que sobre estas personas no existan penalidades internas derivadas de una denuncia.
En los primeros artículos de la ley se establece la protección de los informantes, sus familiares y relacionados. Estas personas deben tener la garantía de confidencialidad y protección frente a posibles represalias, amenazas o retaliaciones derivadas de sus informes. Además, establecen que la naturaleza de las denuncias, se refieren a delitos graves o muy graves cometidos por la empresa, directivos o cualquier miembro de la organización.
¿Qué tipo de denuncias se reciben por el canal interno de la empresa?
Una vez que se ha establecido la protección del informante para ejercer sus derechos y deberes ciudadanos, la ley establece los hechos denunciables. En términos generales, dentro de cualquier organización pública o privada, una persona tiene el deber de denunciar una ilegalidad. No obstante, en el ámbito empresarial, los empleados y colaboradores tienen la obligación de denunciar:
- Acciones u omisiones que sean infracciones del Derecho de la Unión Europea.
- Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- Infracciones penales o administrativas graves y muy graves que sean cometidas contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
- Actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal fuera de la ley.
- Infracciones en la tramitación de procedimientos de contratación.
- Acciones u omisiones que puedan ser una infracción penal o administrativa grave y/o muy grave.
Adicionalmente, la ley establece que las empresas deberán proteger el derecho a denunciar de las siguientes personas:
- Empleados a cuenta ajena o contratados de forma temporal.
- Autónomos que presten servicios a la empresa.
- Accionistas o miembros de los consejos de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluyendo miembros no ejecutivos.
- Personas que trabajan para o bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores de la empresa.
- Becarios, estudiantes en prácticas, voluntarios o personal en formación aún si no reciben remuneración económica.
- Personas que hayan finalizado su relación laboral o estatutaria con la empresa.
¿Cómo debe ser el canal de denuncias de las empresas?
Ahora bien, la ley también crea la responsabilidad de las empresas de proveer medios adecuados, confidenciales y suficientes para denunciar. Estos medios deben estar acordes con las leyes de protección de datos y proteger la identidad del informante, así como de las personas denunciadas. Por lo tanto, la empresa deberá generar sistemas de privacidad ante terceros en sus informes a la autoridad competente y en las formas de denuncia.
3 medios para gestionar denuncias
Un informante deberá tener diferentes vías para gestionar su denuncia de forma verbal o escrita. Para ello, la ley crea las vías de implementación de los canales:
- Plataformas digitales automatizadas a través de aplicaciones móviles o páginas web.
- Oficinas de atención dentro de la empresa para recepción física y/o postal de denuncias.
- Líneas de teléfono.
- Una combinación de cualquiera de los medios anteriores.
Un punto fundamental es que las empresas deben proveer los medios necesarios para implementar estos canales de información. Adicionalmente, deben operar de manera independiente de la dirección de la empresa y sus informes no podrán desvelar los nombres de los denunciantes.
Por otro lado, la empresa deberá nombrar un encargado del sistema de información interna. La ley no establece que esta persona tenga algún requisito especial o que deba tener una formación específica. Sin embargo, la empresa no deberá ejercer ningún tipo de presión para que esta persona desvele información confidencial protegida.
Del mismo modo, se permite a la empresa tercerizar este servicio en manos de empresas capacitadas del sector. Las normas de procedimientos del canal no varían en torno a quién ejerce la gestión del sistema de información.
Actualmente existen una serie de softwares y soluciones informáticas de gestión de denuncias que cumplen con los requisitos legales. De acuerdo con los especialistas de hers* Asesores, esta es una alternativa económica, práctica y de fácil instalación. Especialmente para PYMEs y empresas de menos de 250 trabajadores.
No debemos olvidar que las empresas tienen plazo hasta el 31 de diciembre de 2023 para implementar el canal de denuncias. Sin duda, es un instrumento que podrá crear mayor transparencia en la gestión empresarial. Asimismo, el canal de denuncias puede abrir el camino hacia un entorno laboral más seguro en todos los sectores españoles.
