Aunque por ahora sólo aplica a algunas empresas y montos, a partir del 2025 todas las empresas deberán emitir su facturación de forma electrónica. Esta medida se extiende a los autónomos y pequeños negocios. Pero ¿Sabes qué debe tener tu factura electrónica? Aquí te daremos las claves para este nuevo requisito fiscal.
A pesar de que muchas empresas han venido eliminando el papel desde hace muchos años, aún la facturación electrónica es un tema controvertido. Para muchas empresas, desprenderse de sus facturas en físico ha sido una tarea más compleja y para la que no todas están preparadas. Sin embargo, desde el 2015, la facturación digital es una modalidad introducida en España para todos los tipos de empresas.
En una búsqueda de crear un entorno favorable hacia la transición digital, en septiembre de 2022 se aprobó la Ley Crea y Crece. Dentro de todos los articulados de la ley, se establece la obligatoriedad de emitir sus facturas electrónicamente para todos los actores económicos españoles. Esto introduce una modificación a la Ley 56/2007 que no establecía esta obligación generalizada.
Por ende, a partir del 2024, sin distingo del monto, tipo de servicio o sector de la empresa y autónomo, se deben emitir facturas digitales.
Adicionalmente, la ley fija unos criterios de unificación en el formato de la factura y algunas características importantes, veamos cuáles son.
Cualquier factura debe tener:
- Debe indicar de forma clara la identificación del documento con la palabra “FACTURA”.
- Debe contener el número del documento, la fecha de emisión y vencimiento.
- En ella se deben leer claramente los datos del emisor y receptor de la factura indicando su nombre, dirección y número de identificación fiscal.
- Se debe exponer de forma clara los elementos el concepto de la factura, cantidades, precio unitario, descuentos, sobrecargos y base imponible.
- Adicionalmente, se debe exponer los impuestos y retenciones fiscales de la factura sumando o restando a la base imponible.
- Se debe indicar de forma clara el importe total a pagar por parte del receptor de la factura. Aunque no es obligatorio, se puede incluir la forma de pago, datos bancarios y otra información relevante.
¿Qué tiene de diferente la factura electrónica?
En este punto es importante diferenciar los dos tipos de formatos que se usan actualmente para emitir facturas digitales. Por un lado, existe lo que se conoce como “factura de datos no estructurados”, un tipo de documento no cifrado en ningún lenguaje informático. Aquí, podemos encontrar las facturas escaneadas o digitalizadas en formatos como PDF, .JPG, JPEG o . PNG.
Estas facturas, a pesar de poder leerse, compartirse y almacenarse en cualquier sistema informático, sus datos no pueden ser interpretados informáticamente. Son, básicamente, formatos de imagen que necesitan operaciones de cargas manuales para su procesamiento. Por otro lado, y es aquí en donde la ley pone el foco, están las conocidas como “facturas de datos estructurados”.
Estas facturas están generadas y compartidas en lenguajes informáticos comunes que permiten ser extraídas y procesadas por sistemas de computación. Por ende, tanto proveedor como cliente deben mantener una uniformidad de lenguajes de procesamiento.
Es por ello que la ley establece la uniformidad de plataformas que permitan la interconexión e interoperabilidad entre las partes. Esto debe hacerse de forma gratuita, libre y sin requisitos técnicos por encima de la capacidad del receptor.
Facturas de datos estructurados, tipología
Las facturas electrónicas deben:
- Tener plataformas de procesamiento y compartido de facturas electrónicas en un lenguaje que permita la interpretación por ambas partes.
- Si una empresa utiliza un lenguaje de programación único, este debe compartirse de forma gratuita a sus clientes para poder cargar, leer y procesar las facturas.
- Los registros de las facturas electrónicas deben poder almacenarse por un período de hasta 4 años aunque ya no exista relación comercial entre las partes.
- Las empresas deberán usar formatos públicos como Facturae o sistemas y sintaxis homologados por la AEAT.
- Asimismo, la factura debe tener una forma de comprobar la recepción, aceptación o rechazo por parte del receptor. Esto debe permitir al receptor rechazar la factura, copiarla, almacenarla o compartirla.
- Las facturas deben contener sistemas de códigos que permitan cargar la factura por tecnologías de OCR. Algunos de estos sistemas son códigos de barras, QRs u otros aceptados por la AEAT.
A pesar de que la factura se presente en un formato digital, no podrá en ningún caso eximirse de la obligatoriedad del formato de facturas vigente. Es decir, debe contener todos los datos básicos de numeración, concepto, fecha y datos fiscales de ambas partes. Asimismo, debe especificar de forma clara los impuestos, descuentos y sobrecargos a la factura.
¿Quiénes están obligados a hacer facturas electrónicas?
La progresividad de la medida se aplicará en un plazo de tiempo. Por ende, esta obligación se extenderá a todos los actores económicos nacionales en todos los sectores y sin límites mínimos de aplicación. Se ha estimado que para finales de 2024, todas las empresas y autónomos deberán tener plataformas de emisión, compartido e interpretación de facturas electrónicas.
El propósito de la ley es reducir la morosidad interempresarial a partir de un sistema unificado de recepción e interpretación de facturas. Lo más importante de este sistema es que permitirá tanto a emisor como a receptor compartir datos y aceptar las deudas generadas por la factura.
Por los momentos, la ley solo se ciñe a las relaciones B2B, es decir a los bienes y servicios compartidos entre empresas. Quedan exentas las facturas emitidas a particulares o a usuarios no empresariales. Aún así, la ley deja abierta la posibilidad de extender la medida a todos los tipos de servicios e intercambio de bienes.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
Asimismo, estas facturas contribuyen con la reducción de los costes de impresión, envío, recepción y gestión de facturas. Aunque hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan formatos digitalizables, no existe una obligación para ello. Por lo tanto, no existe una uniformidad que le permita a las empresas avanzar en su sistematización.
En este contexto, la factura electrónica reducirá los errores humanos en la emisión, recepción, carga y procesamiento de facturas. A la larga, esto permitirá a ambas partes tener una mayor claridad en sus relaciones comerciales.
Adicionalmente, muchas empresas han venido implementando sistemas modulares de ERP cuya fuente primaria de información es la factura de proveedores y clientes. A partir del 2025, estos sistemas podrán aplicarse de forma integral, lo que acelerará la implementación de la empresa 4.0 y la automatización de procesos.
Para los analistas especializados de hers* Asesores, la factura electrónica permitirá avanzar de forma acelerada hacia la gestión empresarial optimizada. Tener en un solo documento datos de servicios, despachos, inventarios, cuentas por cobrar y pagar, fechas de vencimiento y otros datos relevantes acelerará la gestión. La planificación financiera, presupuestos, impuestos, nóminas y otras gestiones fiscales se podrá hacer de forma optimizada, acelerada y mucho más eficaz.
Aunque el futuro parece cada vez más cercano, aún queda mucho por hacer en el camino hacia la automatización integral. La migración hacia estos sistemas no es una tarea fácil. Pero, puede hacerse de forma optimizada con el acompañamiento de hers* Asesores y su equipo de especialistas.
