Antes del 1 de junio de 2025, todas las empresas y autónomos deben tener dentro de sus sistemas, un software de facturación homologado. Es decir, estos cambios de facturación implica tener un sistema informático que permita conservar registros digitales y, a su vez, que pueda ser compartido con los órganos de la Administración. Pero, más allá de la normativa, estos cambios en la gestión de facturas, crean beneficios aplicables desde pequeños negocios y autónomos hasta grandes empresas. Veamos cómo.
Anteriormente, hemos hablado en profundidad sobre la factura electrónica y cómo debe ser emitida de acuerdo a los nuevos parámetros fiscales. Sin embargo, la aplicación de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, regularán la forma en la que todos los negocios españoles emitan y procesen sus facturas. Esta forma de facturación se apoya en la tecnología como un elemento activo que aporta sinergia y agilidad a la gestión.
Aunque la adaptación puede ser más lenta en algunos sectores acostumbrados a un tipo de facturación tradicional, el cambio será positivo. Hoy te daremos algunas claves y cómo puedes adaptar los sistemas de facturación como un elemento que simplificará la gestión de tu negocio.
Cuando se habla de facturación, muchas personas imaginan complejos sistemas informáticos que hacen prácticamente todo el proceso. No obstante, muchos sectores económicos aún mantienen las antiguas prácticas de facturas manuales o hechas con hojas de cálculo tradicionales. Todo esto va a cambiar muy pronto y como autónomo o pequeño empresario, te conviene conocer estos cambios.
La factura electrónica ha generado algunos temores en sectores más tradicionales y ajenos a las nuevas tecnologías digitales. Es precisamente en estos sectores en los que las leyes quieren hacer un trabajo de adaptación más profundo.
La Ley Antifraude fue diseñada con la finalidad de evitar las omisiones fiscales producto de sistemas de facturación analógicos. En estos sistemas, es prácticamente imposible hacer un seguimiento real de ingresos y costes. Y, no solo para Hacienda sino para el propio empresario o autónomo.
Es por ello que se ha creado la Ley Crea y Crece, una ley que complementa y apoya a la Ley Antifraude con una óptica educativa y de adaptación secuencial. Es decir, un plan que permite a todos los sectores adaptarse a la facturación digital como una forma optimizada de llevar sus registros contables.
Las bases técnicas de la nueva facturación electrónica
Para muchos autónomos y pequeños empresarios, la tecnología es un tema abrumador y que produce cierta aprehensión. Algunos negocios ven a la tecnología como algo ajeno, complicado y difícil de adaptar a su operatividad. Sin embargo, es justamente lo contrario, las nuevas tecnologías se han hecho más intuitivas y fáciles de aplicar, sin la necesidad de grandes conocimientos técnicos.
Los softwares de facturación homologados y adaptados a las nuevas normativas, parten de una filosofía de aplicabilidad universal. Cualquier persona con mínimos conocimientos tecnológicos puede adaptarse de forma rápida y sencilla a estas nuevas modalidades de facturación.
En términos generales, un software de facturación parte desde plantillas prediseñadas y que pueden configurarse de forma personalizada. Básicamente, son herramientas que permiten hacer las facturas de forma más rápida, sencilla y conservando los registros de cada actividad del negocio. Desde un mismo documento, un autónomo puede generar una factura que quedará registrada de forma automática en los formatos exigidos por la AEAT y otros órganos de la Administración. Asimismo, algunas aplicaciones tienen el sistema Verifactu, que envía directamente cada factura a la AEAT, lo que agiliza el proceso de fiscalización.
Pero, algunos softwares van un poco más allá y permiten generar libros contables, gestión de inventarios e informes financieros. Además, algunas soluciones pueden gestionarse desde un dispositivo móvil sin la necesidad de grandes y costosos equipos de computación.
Adicionalmente, muchas de las soluciones de facturación digital actuales no requieren pagos de costosas licencias y se administran con pagos de suscripciones mensuales. Por lo que, no inciden directamente en la estabilidad financiera del negocio y tampoco, requieren de inversiones que afecten al capital del negocio.
¿Cómo te benefician los cambios de facturación electrónica?
Evidentemente, cumplir con la normativa fiscal es el beneficio más inmediato y tangible. Las multas por no adaptar la facturación a la facturación electrónica pueden llegar hasta los 50.000€. Estas multas dependen de los análisis de los técnicos tributarios y del tamaño o sector de la empresa.
A pesar de que puede ser el incentivo más inmediato, evitar las sanciones no es la única razón para adaptar la facturación electrónica. Como hemos dicho, los softwares de facturación actuales incluyen sistemas de gestión documental, operativa y financiera más eficientes. Desde la factura, un negocio puede controlar su inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja y balances. Además, puede registrar las operaciones en libros contables e informes de gestión sin la necesidad de hacer cada operación por separado.
Por si fuera poco, la factura digital permite ordenar de forma simple y rápida todas las operaciones financieras del negocio. Permiten ahorrar tiempo en gestión administrativa y te permiten concentrarte en lo más importante: hacer crecer tu negocio. Podrás controlar los ingresos en tiempo real, mejorar la función de cobranzas y hacer análisis financieros desde un sistema centralizado, seguro y muy eficaz.
La factura digital es un elemento que optimiza la relación con tus clientes. A partir de un sistema que permite mejorar la facturación, se añade la máxima transparencia a las operaciones. Del mismo modo, les da a tus clientes un medio de optimizar sus propias operaciones con la máxima seguridad, un elemento diferenciador en el mercado moderno.
En este contexto, los aliados como hers* Asesores juegan un rol fundamental en el asesoramiento de las mejores soluciones para cada negocio. Con la consultoría adecuada, un negocio podrá hacer la inversión necesaria y adaptarse rápidamente a los nuevos cambios legales.
