El registro de entradas y salidas en el lugar de trabajo es una obligación compartida por empresas y trabajadores. Es el único medio de certificar el cumplimiento de las horas laborales y base de cálculo de muchas prestaciones laborales. Pero, ¿qué pasa si se incumple esta obligación por parte de la empresa o el trabajador? Veamos.
Hasta hace unos años, fichar las entradas/salidas del lugar de trabajo era opcional y algo que se hacía, mayormente, en grandes empresas. Era muy común en fábricas con cientos de empleados, locales de hostelería o grandes corporaciones. Sin embargo, a partir de marzo del 2019, fichar en el trabajo se ha convertido en una obligación para todas las empresas.
De acuerdo con el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, tienen la obligación de mantener este registro. A su vez, todos los trabajadores están obligados a marcar un registro de entradas y/o salidas de su jornada laboral.
Existen diferentes mecanismos y metodologías para hacer este registro de forma precisa y la ley no obliga a implementar un método específico. Aun así, las empresas deben tener un medio fácil y accesible para que los empleados puedan fichar su jornada de trabajo
A pesar de que la ley establece la obligatoriedad por parte de la empresa de instalar mecanismos de control, no fija un método único. Es decir, las empresas podrán decidir si establecen un registro de entradas y salidas o solamente un registro de salida.
Ambas metodologías tienen ventajas y desventajas. El registro de entradas/salidas requiere de sistemas de mayor complejidad pero, a su vez, permiten tener un control más preciso. Este registro indica el inicio y el fin de la jornada diaria de forma individual por cada trabajador. Al final del mes, la empresa podrá hacer el cálculo de jornadas, horas extra y otras prestaciones relacionadas.
Por su parte, aquellas empresas que deciden instalar mecanismos que sólo fichen la salida, deben justificar el cumplimiento de la jornada legal. Esto reduce la complejidad de los mecanismos pero añade tareas al cálculo de las horas trabajadas.
Otro elemento importante es que la ley tampoco fija un único mecanismo para el registro de las entradas y salidas. Se pueden establecer los clásicos mecanismos de tarjetas, firmas o medios como la lectura de tarjetas electrónicas.
¿Por qué es obligatorio fichar en el trabajo?
¿Por qué se ha establecido el registro de jornada como una obligación compartida por empresas y trabajadores? Antes de analizar algunos casos especiales, veamos el espíritu de la ley y su finalidad en la regularización de las jornadas laborales.
¿Qué fin pretende esta medida para los trabajadores?
El RD-Ley 8/2019 del 8 de marzo de 2019 prevé crear medidas de protección contra abusos en las jornadas laborales. Este decreto “de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo” pretende proteger a los trabajadores tras las miles de denuncias ante los tribunales laborales.
Fichar en el trabajo eliminará (o, al menos reducirá) una de las prácticas que más afectan a los trabajadores: los excesos de horas/día.
En este registro, la empresa deberá ajustar los salarios de aquellos trabajadores que cumplan como mínimo las 40 horas semanales según la ley. Ya que, en muchas empresas, se han detectado irregularidades con trabajadores contratados a media jornada que, en la práctica, trabajan a jornada completa.
Asimismo, estos mecanismos persiguen el cumplimiento del máximo de 80 horas extraordinarias al año, la claridad en las horas extraordinarias por cada trabajador y el derecho a las vacaciones y días libres.
¿Qué fin pretende esta medida para la empresa?
Pero la empresa también tendrá el beneficio de cuantificar de mejor manera el cumplimiento de la jornada laboral obligatoria. Con estos mecanismos, las empresas podrán conocer de mejor modo la asistencia y cumplimiento de horas trabajadas por cada trabajador.
Sin embargo, aunque fichar en el trabajo tiene beneficios para empresas y trabajadores, la medida aún no se cumple en el 100% de los casos. Veamos qué sucedería si una empresa no implementa el mecanismo de control. Igualmente, veamos qué pasaría si un trabajador incumple con su obligación de fichar.
Obligaciones para la empresa
En cuanto a las sanciones, la ley establece que aquellas empresas que no cumplan con la obligación pueden tener sanciones económicas y administrativas. Estas sanciones varían de acuerdo a la gravedad de la infracción y en los casos más graves pueden incluso superar los 200 mil euros.
Pero, el registro de horarios puede generar sanciones que se relacionan con el cumplimiento de los derechos laborales. En una inspección del trabajo se pueden cuantificar excesos de horas extraordinarias, déficit de días libres y otras prácticas sancionadas en el Estatuto de los Trabajadores.
La obligación de fichar del trabajador
Todas las leyes laborales, incluso aquellas cuyo espíritu es velar por los derechos del trabajador, también establecen obligaciones. Y, en el caso del RD-Ley 8/2019, no hay excepciones. Esta normativa establece la obligación de la empresa para establecer los medios para el registro de las horas trabajadas. Pero, a su vez, establece la obligación del trabajador a registrar sus entradas y/o salidas en los mecanismos establecidos por la empresa.
Si un trabajador se niega a fichar su jornada laboral puede incumplir sus obligaciones para con su empleador. El Estatuto de los Trabajadores otorga el derecho a la empresa a sancionar a aquellos trabajadores que incumplan con sus obligaciones laborales.
Inclusive, el estatuto establece la libertad a la empresa de practicar un despido justificado si el incumplimiento contraviene el bienestar de la empresa y/o el resto de los trabajadores. Por lo que, un trabajador que se niegue de manera expresa a fichar, podría incumplir sus obligaciones y ser objeto de diferentes tipos de sanciones. Para comprender mejor cuáles podrían ser estos incumplimientos y sus sanciones, veamos algunos casos:
Caso 1: El trabajador se niega expresamente a fichar
Negarse a fichar por parte del trabajador podría considerarse como una falta leve, grave o muy grave por la dirección de la empresa. En este sentido, cada empresa deberá justificar cuáles serían los efectos de la negativa del trabajador y actuar en consecuencia.
En algunos casos, la negativa puede afectar la operatividad de la empresa con efectos en toda la cadena productiva o la seguridad en el entorno. Todo ello, podría ser considerado como una causa justificada de sanciones incluyendo el despido del trabajador.
Caso 2: Suplantación de la identidad de un compañero
Esto es muy frecuente. Un compañero llega tarde a su jornada o debe irse antes de la hora de salida. Por un mal concepto de compañerismo, un tercer trabajador ficha la entrada/salida de manera irregular.
La ley establece que la empresa tiene la potestad de sancionar tanto al trabajador que incumple la jornada como a quien lo suplanta.
Caso 3: Fichar de forma errónea la entrada/salida
En los mecanismos de firma o tarjetas, un trabajador puede sumar horas a su jornada para así cobrar mayores horas extraordinarias.
Dependiendo de cada caso, la empresa podría considerar esta acción como un fraude y/o una infracción grave. Cada empresa tendrá los mecanismos para fijar las sanciones debidas en estos casos.
Los casos de alteraciones de registro del horario de trabajo son, hasta ahora, casos puntuales y extraordinarios. Afortunadamente en la mayoría de empresas y trabajadores, este registro se cumple de acuerdo a la ley.
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